Comment connecter votre E-Commerce à votre ERP via l’EDI ?

L’Échange de données informatisées (EDI) est la technique préconisée par les ERPs pour remplacer les échanges physiques de documents (commandes, factures, bon de livraison, retours, etc.) par des flux informatiques standardisés et sécurisés. Le site internet étant avant tout une vitrine et un canal d’acquisition, il est rarement adapté à la gestion de votre production et ne doit pas être isolé du reste de votre activité. L’interfaçage du site marchand avec le progiciel de gestion intégré de l’entreprise devient donc une étape primordiale de votre projet E-commerce.

Pourquoi connecter votre ERP ?

Une boutique en ligne est souvent mise en place en complément de l’activité principale de l’entreprise. De ce fait, les commandes et clients qu’elle va générer vont venir s’additionner à ceux déjà apportés par les canaux de ventes déjà mis en place. Le back-office d’un CMS E-commerce (Magento, Prestashop, Drupal commerce…) est souvent générique et très peu adapté à la gestion de votre production et de ses spécificités.

Certaines entreprises décident pourtant de gérer leur production directement depuis le back-office du site E-Commerce :

• Les commandes sont alors transmises manuellement voire ressaisies à la main dans les logiciels de production ce qui est souvent source d’erreurs et très chronophage.
• Des exports pour la facturation et la production sont réalisés et envoyés respectivement aux services de comptabilité et de production/logistiques qui ont parfois du mal à traiter ces commandes qui ne respectent pas le circuit classique.
• Des doublons clients surgissent entre le CRM de l’entreprise et la base E-commerce.

Le traitement des commandes E-commerce devient laborieux, coûteux et avec un risque d’erreur important. Ce système de fonctionnement est souvent voué à l’échec dès lors que la quantité de commandes apportées par le E-commerce augmente et que la production se retrouve débordée et incapable d’honorer correctement les commandes de la boutique.

Connecter le site internet aux systèmes de production et de facturation de l’entreprise est alors indispensable au succès du projet E-commerce.

Qu’est-ce que l’EDI ?

L’EDI a été conçu à l’origine pour l’objectif du « Zéro papier » et l’automatisation du traitement de l’information. Les premiers standards EDI ont vu le jour en 1980 et permettent une homogénéisation de la donnée et une interopérabilité.

Aujourd’hui le protocole le plus utilisé pour faire de l’EDI est l’AS2. Sa popularité est notamment liée à son très fort niveau de sécurité et à sa faculté à répondre à plusieurs standards (XML, EDIFACT, etc.). L’AS2 crypte les échanges via des échanges de certificats et des clés privées (Algorithme asymétrique) et garantie la transmission des informations grâce à un principe d’accusé réception (MDN – Message Disposition Notification). L’échange se fait en temps réel via Internet et répond à des besoins professionnels.

Le format des données échangées est normé et le format EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport) prédomine aujourd’hui. Cette norme internationale adoptée en France par la DGI depuis 1997 est prise en charge par la plupart des ERPs. L’EDIFACT définit aussi bien la syntaxe que le contenu des données échangées via l’EDI. Il garantit ainsi le format et la bonne lecture des données ainsi que leur intégrité. Cette norme généraliste peut être adaptée pour certains secteurs industriels afin de prendre en compte leurs spécificités  (exemple : norme ODETTE pour l’automobile).

Comment connecter votre E-Commerce en EDI ?

Nativement, la plupart des CMS E-Commerce (exemple : Magento, Prestashop, Orocommerce, Drupal commerce…) n’intègrent pas de connecteur EDI. Cependant, il est tout à fait possible grâce à leur architecture OpenSource et modulaire de venir les surcharger avec un module spécifique adapté à votre besoin d’interfaçage EDI.

Ainsi, le module développé sera en capacité d’exporter en temps réel vers votre ERP : vos commandes, vos clients ou encore vos demandes de retours. Bidirectionnel, le module est aussi en capacité de réceptionner des messages EDI provenant de votre ERP comme des flux de stocks ou des factures. Les données sont ainsi synchronisées entre votre ERP et votre E-commerce sans intervention humaine et en temps réel.

Les CMS n’étant pas adaptés à l’échange direct de messages sécurisés via AS2 il est judicieux de connecter le module développé pour le E-commerce à une Station EDI pouvant être installée directement sur le serveur hébergeant votre site E-Commerce. Ainsi, la Station EDI se chargera des échanges de messages avec l’ERP en respectant la sécurité et leur délivrabilité.

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